１　総会等の作業の完了

総会等（創立総会、株主総会、取締役会、委員会、監査役会、債権者集会、清算人会）の議事は、議事録の作成が終わってはじめて法的な作業が完了します。

２　議事録作成の意義

総会等の議事録作成は、商業登記申請時の添付資料、証拠保全、開示、会社の歴史記録などの意義があります。

(1) 商業登記申請時の添付書類として

登記すべき事項で総会等の決議が必要な場合は、登記申請書に当該議事録を添付することが義務付けられている。（商業登記法）

(2) 証拠保全として

総会等の議事をめぐって紛争が起きたとき、どのような議事が、どのような経緯で可決されたか、否決されたか、異議の発言かあったかを明らかにするためには、文書にしておく必要かある。

(3) 開示資料として

総会等の議事については、本店や支店に備え置くこと、株主や債権者が閲覧や謄写をを請求することが出来ることを規定している。

３　議事録への記載要領

議事録への記載内容は会社法において規定されていますが、その表記方法については特に規定はありません。

例えば標記方法を文章形式とするか、箇条書き形式にするかなどなどのは好みの問題です。

議事録への記載例は多数のサイトで公表されていますので、これらを参考にし、その記載方法が法令や定款、取締役会規則、監査役会規則等の内部規則に 照らし問題はないかを検討して作成してください。

記載にあたっては、添付資料などを利用して冗長にならずに、議事の経過の要領及びその結果を明瞭に記載します。

記載された内容がどちらにも取れるような記載は避けなければなりません。また、決議に参加した者が異議を述べても、議事録に異議をとどめないものは、決議に賛成したものと推定されます。異議があった場合はその内容を簡潔・明瞭に記載します。