議事録を書面で作成する場合、作成する頁が複数枚以上になるときは、作成後に差し替えなどの改ざんを防止するため、各頁にまたがるように契印(割印)をするか、袋とじにして最終頁裏側の綴じ代部分に捺印をします。
添付資料などで頁数が多くなる場合は袋とじの法がよいでしょう。
議事録が電磁的記録をもって作成されている場合、当然のことですが、改ざん防止の措置をとる必要があります。
表紙をつけるかどうかは好みですが、表紙はあったほうが体裁がよいでしょう。
表紙の例
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第○○回
定時株主総会議事録
平成○年○月○日
○○○○株式会社
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